domingo, 8 de noviembre de 2009

¿Cómo llenar Formularios preimpresos con Excel?

Vamos a explicar un método simple de llenar formularios en Excel, lo vamos a hacer con la plantilla autollenar creada por jfksoft.

Abrimos la plantilla autollenar, que permite llenar formularios en Excel, no solo uno todo los formularios imaginables, formas como Facturas, Cotizaciones, ordenes de compra, cheques, pedidos, remisiones, hojas de kardex, contratos, formatos de impuestos y cualquier formato preimpreso que se requiera diligenciar.

Al ingresar a la plantilla, lo primero que debemos hacer es crear la cuadricula, demora unos momentos, tiempo durante el cual se crea una cuadricula en milímetros, sobre esta cuadricula es que vamos a trabajar si su formato es muy grande puede copiar y pegar hasta que la forma quede totalmente cubierta por la plantilla.

Para continuar el proceso debemos escanear el formato, para ello usaremos cualquier escáner o lo diseñamos en algún programa que permita crear formatos fácilmente. Aunque lo mas aconsejable es escanear porque se supone que son formatos preimpresos. Una cosa importante después de escanear debemos convertir el formato a bmp o jpg (Recomendado), y debemos darle el tamaño en centímetros Ancho y Alto (Por ejemplo tamaño media carta ancho 21.5 cms y Alta 14 cms.

Insertamos el formato como fondo, se hace desde el menú de Excel tomamos la opción Formato + Hoja + Fondo

Y seleccionamos la imagen escaneada, y el formato queda sobre la cuadricula.

Ahora colocamos los campos donde corresponda, es muy fácil colocamos uno a uno, así por ejemplo si nuestro formato tiene 20 campos hay que indicar uno a uno en la cuadricula su ubicación. Escriba información de prueba y haga impresiones en una hoja en blanco para comparar, como la cuadricula esta en milímetros lo mas seguro es que todo vaya bien.

Cuando la forma esta lista, quitamos la cuadricula enviamos una prueba a una copia del formato preimpreso solo para verificar que los campos están bien ubicados, si todo esta bien es el momento de quitar la cuadricula.

Proteger el formato, para que no se cambien campos y convertir en plantilla para que siempre permanece en blanco y así sea mas fácil diligenciarlo.

Ahora vamos a automatizar los campos, es decir por ejemplo en una remisión queremos que cada vez que presionemos Enter, el cursor se ubique en el siguiente campo. De forma automática podemos generar consolidado de datos.


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