lunes, 14 de mayo de 2012

Nueva Plantilla para llenar formatos preimpresos versión milimetrica con Excel

jueves, 19 de noviembre de 2009

Formatos Condicionales para mejorar uso de Formato Excel

Los formatos condicionales ayudan a que la información ingresada sea precias. Vamos ver dos aplicaciones.
Caso uno:
En el caso de factura del ejemplo vamos a ingresar el código de uno de nuestros clientes, si no esta creado en nuestra base de datos cliente, debe ponerse rojo el campo del cliente.


Caso dos:
En nuestra factura de ejemplo queremos que la sección detalle las filas pares e impares tengan un color de fondo diferente.



miércoles, 18 de noviembre de 2009

Insertar codigos de barras en Formato Excel

A veces se requiere un códigos de barras en nuestro formato, para ello usaremos una fuente de códigos de barras incluida en la plantilla Formato Excel.

Siguiendo como ejemplo de la factura elaborada en Formato Excel, vamos a crear un codigo de barras basado el en numero de la factura.


esta es la formula
="*" & G3 & "*" y la fuente escogida debe ser 3 of 9 Barcode (Tamaño 26)
Convertimos el numero de la factura 15000000 en codigo de barras es decir
la celda G3 la colocamos en G2 pero como codigo de barras.


martes, 17 de noviembre de 2009

Convirtiendo numeros a letras con Formato Excel

Aquí Explicamos como se convierten totales a letras. Algunos documentos requieren esta función que ademas de servir como validador ayuda a mejor el aspecto legal de un documento. Por ejemplo en el caso de la factura de venta; se requiere este proceso.

Ejemplo:
En una factura cuyo valor total es de $253.000. pesos y que se encuentra en la celda H29
la formula sería:
=NumLetra(H29)

Y el resultado sería:

Variantes del Texto
Mayúsculas:
=MAYUSC(NumLetra(H29)) & " PESOS MCTE"
Minúsculas:
=MINUSC(NumLetra(H29)) & " PESOS MCTE"
Nombre Propio:
=NOMPROPIO(NumLetra(H29)) & " PESOS MCTE"



viernes, 13 de noviembre de 2009

Creando bases de datos para Formato Excel

La idea es crear una base de datos Access sin tener siquiera Access instalado. Es una idea que vamos a desarrollar poco a poco s y que ademas vamos a integrar con Formato Excel.

jueves, 12 de noviembre de 2009

Optimizar JFKSOFT Formato Excel Preimpresos

Proteger cambios al formato: La mejor forma de proteger nuestro formato es a través de la protección de cada celda, proceda en Excel 2007 de la siguiente forma. Seleccione solo las celdas donde se requiere ingresar información se hace con la tecla control y clic con el mouse. va al grupo inicio y hacemos clic en formato y escogemos formato de celdas clic en proteger y desactivar bloqueada. Al finalizar la creación del formato haga clic en grupo revisar y luego proteger hoja y solo activar seleccionar celdas desbloqueadas. Puede crear una contraseña si así lo desea, pero no la vaya a olvidar porque para hacer algún cambio la contraseña es requerida.

Proteger de cambios a la plantilla
Optimizar el diligenciamiento
Crear formatos de validación condicional

miércoles, 11 de noviembre de 2009

Vinculando datos para Formato Excel

Se pueden crear vincular datos de otras hojas para agilizar el diligenciamiento de nuestros formatos.

Por ejemplo en una factura seria interesante tener los clientes almacenados en una base
de datos o en una hoja de Excel, para que al diligenciar la factura con solo dar un código o identificación del cliente aparezcan los demás datos.


Lo primero que tenemos que hacer es crear el listado de clientes con la información requerida en este caso se necesita una hoja de excel así:

Veamos la formula ubicada en la celda nombre
=SI(ESERROR(BUSCARV(C7,cliente,3,0))," ",BUSCARV(C7,cliente,3,0))

martes, 10 de noviembre de 2009

Llenar formatos preimpresos con Excel sin escanear sin fondos

Vamos a explicar como a través de formato Excel podemos imprimir formatos preimpresos usando una plantilla de elaborada con macros, que se encarga de crear toda las estructura para imprimir las coordenadas de cada campo.

La idea es crear los campos del formato preimpreso, especificar las coordenadas en centímetros y milímetros así:
Por ejemplo en un formato como una factura es esencial el campo nombre del cliente entonces debemos medir el margen superior y el margen izquierdo desde donde debe comenzar a imprimir. Así para cada campo, este plantilla es capaz de trabajar hasta 1000 campos, lo cual garantiza que puede diligenciarse cualquier formato desde el mas sencillo hasta el mas complejo.

Si le gusta la idea y desea comenzar a trabajar ya en ella los pasos a seguir son:
1.- Cree campos en una hoja de excel (ejemplo facturas, cotizaciones, remisiones, ordenes de compra, recibos de caja o cualquier documento que se gestiona en su empresa y que requiere un formato). Más fácil elija un formato de su empresa o actividad que normalmente llena y haga el ejercicio.

Después de crear los campos del formato preimpresos, debe tomar las medidas de cada campo es decir margen superior e izquierdo. con esto ya tendrá un 80% listo para imprimir su formato preimpreso.
Proceda asi:
Inserte comentarios a cada campo en el siguiente orden
nombre del campo (ejemplo nro "use nombres cortos sin espacios")
celda del campo (aquí se coloca la dirección del campo "G5")
margen superior (es el margen superior tomada en cms y milimetros 3.5 cms)
margen izquierdo (es el margen izquierdo tomada en cms y milimetros 4.3 cms)
En el comentario se debe separar cada campo con un asterisco campo*celda*superior*izquierdo
EJEMPLO idcliente*C7*3*3.9 (Clic en la imagen para ampliar)

lunes, 9 de noviembre de 2009

Llenar facturas preimpresas usando Microsoft Excel ** ESCANEAR FORMATO**

Lo que vamos ha hacer es diligenciar una factura de un formato pre-impreso. La información requerida es:
Nro ,código de barras, fecha, datos del cliente, detalle factura (ref, descripción, precio etc.) Totales, Observaciones, total, total en letras y otros datos.

Creamos el formato, con sus campos, lo hemos hecho lo mas sencillo, pues realmente solo sirve para colocar la información del pre impreso.

La factura esta diseñada para que simplifique la entrada de datos, es decir el numero es automático consecutivo, el código de barras se crea basado en el numero de la factura, la fecha es automática, al ingresar la identificación del cliente aparecen todos los datos del cliente. Al ingresar la referencia o código también deben aparecer los demás datos del producto y los totales también son automáticos, la observación es opcional y por omisión aparece ninguna, solo hay que ingresar el efectivo para que observemos el valor del cambio. Es opcional, en este caso para nosotros es importante.

VAMOS A VER LAS INSTRUCCIONES PASO A PASO



domingo, 8 de noviembre de 2009

¿Cómo llenar Formularios preimpresos con Excel?

Vamos a explicar un método simple de llenar formularios en Excel, lo vamos a hacer con la plantilla autollenar creada por jfksoft.

Abrimos la plantilla autollenar, que permite llenar formularios en Excel, no solo uno todo los formularios imaginables, formas como Facturas, Cotizaciones, ordenes de compra, cheques, pedidos, remisiones, hojas de kardex, contratos, formatos de impuestos y cualquier formato preimpreso que se requiera diligenciar.

Al ingresar a la plantilla, lo primero que debemos hacer es crear la cuadricula, demora unos momentos, tiempo durante el cual se crea una cuadricula en milímetros, sobre esta cuadricula es que vamos a trabajar si su formato es muy grande puede copiar y pegar hasta que la forma quede totalmente cubierta por la plantilla.

Para continuar el proceso debemos escanear el formato, para ello usaremos cualquier escáner o lo diseñamos en algún programa que permita crear formatos fácilmente. Aunque lo mas aconsejable es escanear porque se supone que son formatos preimpresos. Una cosa importante después de escanear debemos convertir el formato a bmp o jpg (Recomendado), y debemos darle el tamaño en centímetros Ancho y Alto (Por ejemplo tamaño media carta ancho 21.5 cms y Alta 14 cms.

Insertamos el formato como fondo, se hace desde el menú de Excel tomamos la opción Formato + Hoja + Fondo

Y seleccionamos la imagen escaneada, y el formato queda sobre la cuadricula.

Ahora colocamos los campos donde corresponda, es muy fácil colocamos uno a uno, así por ejemplo si nuestro formato tiene 20 campos hay que indicar uno a uno en la cuadricula su ubicación. Escriba información de prueba y haga impresiones en una hoja en blanco para comparar, como la cuadricula esta en milímetros lo mas seguro es que todo vaya bien.

Cuando la forma esta lista, quitamos la cuadricula enviamos una prueba a una copia del formato preimpreso solo para verificar que los campos están bien ubicados, si todo esta bien es el momento de quitar la cuadricula.

Proteger el formato, para que no se cambien campos y convertir en plantilla para que siempre permanece en blanco y así sea mas fácil diligenciarlo.

Ahora vamos a automatizar los campos, es decir por ejemplo en una remisión queremos que cada vez que presionemos Enter, el cursor se ubique en el siguiente campo. De forma automática podemos generar consolidado de datos.